چگونه داده را جمع‌آوری کنیم؟

بیان فردا | محمد آوخ | وقتی پروژه پایشی رامد نظر قرار می‌‌‌‌‌دهید، باید به روش کار، برنامه ریزی برای گردآوری داده واستراتژی خود فکر کنید . آیا از همان بدوامر دیتا واطلاعات را از طریق اسناد دولتی موجود بدست می‌آورید، یا سراغ جمع آوری دیتا واطلاعات دست اول خواهید رفت؟ آیا دیتا گردآوری شده کمی خواهند بود یا کیفی، یا ترکیبی از هر دو؟ آیا دیتا را از طریق یک منبع تأمین می‌کنید یا ازمنابع متعدد؟

اینها سؤال‌های مهمی هستند که پیش از شروع کار، باید از خود و از گروه همکارتان بپرسید. این کاربه شناسایی و توسعه بهترین ابزار کمک می‌کند و همچنین اینکه منابع احتمالی داده را پیدا کنید؛ که ممکن است ارگانهای دولتی باشد؛ بخش یا شخصی که برای گرفتن اسناد رسمی باید با او صحبت شود؛مکانی که برای مشاهده باید آنجا رفت؛ یا افراد کلیدی که باید با آنها مصاحبه شود.

صرف نظر از ابزاری که استفاده می‌کنید، دستورالعملهای روشنی باید برای همکاران مسئول جمع آوری دیتا تهیه شود، تامطمئن شوید که دیتاهای جمع آوری شده همخوانی دارند. یعنی دیتا باید همان باشد که درمنبع دیتا وجود دارد . شاید بهترباشد پیش ازنهایی کردن ابزار، آن را به طورمیدانی آزمایش کنید تا مطمئن شوید که دیتای مورد نظر را گردآوری می‌کند. در بسیاری موارد بارنخست نتیجه مطلوب حاصل نمی‌شود. گاه پیش ازاستفاده درنسخه نهایی، چندین مرتبه باید ابزاررامورد تجدید نظرقرار داد .

برای مثال، اطلاعاتی که تیم شما از طریق فرم نظارت مستقیم بر جلسات شورای شهر گردآوری می‌کند، دقیقا باید منطبق براطلاعاتی باشد که از راه انجام مصاحبه با اعضای شورای شهربه دست آمده است. با توجه به نحوه گردآوری اطلاعات، جمله بندی سؤالهای پرسشنامه ممکن است کمی متفاوت باشد، اما دیتایی که جمع آوری می‌شود باید یکسان باشد. این کمک میکند که دیتای شما بیطرفانه جمع آوری شود.

استاندارد کردن فرآیند وابزار گردآوری اطلاعات گام مهمی است. این به شما کمک می کند تا تجزیه وتحلیل معتبر و مستندی به دست آورید. عدم استفاده از شیوه های استانداردسازی و مدیریت دیتا کاری که انجام می‌دهید را به خطرمی اندازد.

مدیریت اطلاعات

تبیین روش وفرآیند مناسب و دقیق مدیریت دیتا جنبه بسیار مهمی ازپروژه تان را دربرمی گیرد. طرح گردآوری دیتا باید به شکلی باشد که برای تیم قابل فهم بوده و حاوی دستورالعملی روشن برای جمع آوری اطلاعات باشد تا دیتا، بی‌طرفانه و به دوراز سلیقه شخصی به دست آید. از سوی دیگر، اگر دیتا دچار خطا باشد، از دست بروند یا نابود شوند، دیگرقادربه انجام تجزیه وتحلیل نخواهید بود .

مراحل و روند گردآوری دیتا

پیش از شروع به گردآوری دیتا، باید مبنای قابل درکی برای همه افراد درگیرپروژه - کارمندان، داوطلبان و تحلیلگران - ایجاد شود. این شامل دستورالعمل چگونگی استفاده ازابزارها، راهنمایی در خصوص «تشریح وتوصیف عمیق تر» در صورت عدم فهم سؤال از سوی پاسخ دهنده، ونیز شرح کاری استاندارد برای هریک از دست اندرکاران جمع آوری دیتا می شود .

همچنین باید روشی ایجاد شود که برمبنای آن، ناظران (یا تیم جمع آوری دیتا) اطلاعات گردآوری شده را برای شما ارسال کنند. آیا دیتا از طریق گوشی موبایل برایتان ارسال می شود، یا اس ام اس یا اینترنت ویا فکس؟ همچنین بهتراست به ناظران بگویید که اطلاعات را هر چند وقت یک بار باید بفرستند؛ هر ساعت، بطور روزانه ویا هفتگی؟ در ضمن، باید تعیین شود چه کسی مسئول ورود دیتا به سیستم مرکزی است. آیا این وظیفه بر عهده یک نفر خواهد بود یا تعداد زیادی این کار را انجام خواهند داد؟ تعداد افرادی که به آن نیاز دارید، بستگی به حجم و وسعت فعالیت پایش دارد. صرف نظر از تعداد افرادی که دیتا را وارد سیستم می کنند، بهترین کاراین است که حداقل یک مدیر دیتا داشته باشید که وظیفه اش پایش روند وارد کردن اطلاعات باشد. با این کار مطمئن می شوید که همه اطلاعات رسیده به سیستم مرکزی وارد شده اند

تامین امنیت دیتا - برنامه ریزی مدیریت دیتا

پس ازنهایی کردن ابزار گردآوری دیتا، وقت آن است که یک هسته مرکزی برای ذخیره مجموعه دیتای خام بسازید؛ که می تواند درقالب یک پایگاه دیتا یا مدلهای سازمان یافته دیگر باشد. با درنظر گرفتن شرایط دریافت دیتا از ناظران و ارائه آن به تحلیلگران، ساده ترین و کارآمدترین روش را برای خود تعیین کنید .

پس ازایجاد هسته مرکزی، باید تمهیدات لازم جهت تأمین امنیت دیتا را بکار ببندید. بهترین کاراین است که دیتا را در چند محل مختلف ذخیره کنید تا در صورت وقوع حوادثی مانند آتش سوزی، دزدی، سیل یا ازبین رفتن فایلهای الکترونیکی، نسخه دیگری ازآن داشته باشید. همچنین بد نیست نسخه چاپ شده داده برروی کاغذ را هم تهیه کنید و آن را دریک گاو صندوق، درمکانی امن نگهداری کنید. می توانید از دیتا چندین نسخه پشتیبان تهیه کرده، آن را روی فلش درایوهای مختلف یا برروی فضاهای مجازی ابری دراینترنت نگهداری کنید. انتخاب بهترین روش که به کار شما بیاید بستگی به خودتان دارد، اما در کنار هرروشی که انتخاب می کنید، همیشه حداقل یک پشتیبان ازفایلهای اصلی تهیه وبطور جداگانه نگهداری کنید .

اعتبارسنجی داده

به دلیل وجود مشکلاتی که وجود دارد، به فرآیند اعتبارسنجی داده نیاز دارید تا از صحت آن اطمینان حاصل شود. این فرآیند می تواند اشکال مختلفی را در بر بگیرد. اغلب، دیتایی که محل مناقشه باشد را باید با همخوانی بامنابع مختلف و یا از راه تأیید توسط ناظری مستقل اعتبارسنجی کرد.

استفاده از دیتا برای عمل

دیتای گردآوری شده در جریان طرح پایش ممکن است برای اهداف ومقاصد مختلف مورد استفاده قراربگیرد. برای مثال، دیتا ممکن است به عنوان ورودی پایش به کار رود یا به عنوان وسیله ای برای درک بهتر وضعیت فعلی وتجزیه و تحلیل آن به کار برود. اطلاعات گردآمده را به شکل مجموعه دیتای خام جهت اطلاع مقامات دولتی یا عموم مردم منتشر کرده، یا آن را به منظورترسیم تصویر بزرگتری ازوضعیت موجود به کاربرد. نتیجه گیریهای حاصل از دیتای مستند رامی توان برای تولید فعالیت اجتماعی، ارائه توصیه های سیاستگذاری یا ایجاد شفافیت بیشتر درفرآیندها ومسئولیت پذیرتر کردن مسئولان استفاده کرد .

دیتا به عنوان گواه و شاهد می تواند پایه و اساس تجزیه وتحلیلتان را استحکام بخشیده، فعالان اجتماعی می توانند ازآن برای بالا بردن آگاهی عمومی و بسیج جامعه استفاده کنند. دیتا رامی توان در طول زمان و با هدف نشان دادن مسیر و روند امتداد فرآیندهای در حال پایش، مدیریت و به روز کرد . به خاطر داشته باشید که دیتا دور و بر شماست. تنها وظیفه تان آن است که دیتای مرتبط با کارتان را پیدا یا جمع آوری کرده، ازآن استفاده کنید؛ البته گردآوری اطلاعات باید پس از کسب مجوزهای لازم واز طریق روشهای امن باشد.

انتهای پیام